ATTADO skutecznie zarządza dokumentami dzięki stworzeniu ich centralnej bazy.
Jednym z opracowanych przez nas modułów systemu zarządzania dokumentami ATTADO jest centralna baza wszystkich dokumentów – plików z dysku lokalnego, skanów pism, załączników z korespondencji e-mail, pozostałych dokumentów. Użytkownik może ją szybko przeszukiwać według dowolnie określonych kryteriów. Takie rozwiązanie sprawia, że przepływ dokumentów w firmie staje się niezwykle sprawny i dużo bardziej efektywny.
Powszechnie dziś wykorzystywane do tworzenia dokumentów komputery pozwalają pracownikom w firmie tworzyć dokumenty według ich indywidualnych preferencji i potrzeb. Powstaje więc ogromna ilość plików, przechowywanych na dziesiątkach czy setkach maszyn.
W rezultacie mamy do czynienia z sytuacją, w której problemem staje się zapanowanie nad dostępnością i aktualnością dokumentów. Ponieważ obecnie większość komputerów wykorzystuje system operacyjny Windows, pewnym potencjalnym rozwiązaniem jest wykorzystanie dostępnych w systemie folderów sieciowych Rozwiązanie to ma jednak swoje ograniczenia, takie jak np. brak dostępności dla użytkowników poza siedzibą firmy.
Odpowiedzią na powyższe bolączki jest system ATTADO for Outlook i jego centralna baza dokumentów, która dostępna jest dla wszystkich użytkowników, bez względu na to czy są w danym momencie w biurze, czy też poza nim.
Stworzenie centralnej bazy dokumentów to oprócz korzyści organizacyjnych również korzyść mająca konkretny wymiar finansowy.
Stworzenie i funkcjonowanie jednego dokumentu to koszty m.in. takich operacji jak:
- stworzenie bądź zarejestrowanie dokumentu,
- kopiowanie dokumentu,
- opisanie dokumentu,
- rozprowadzanie dokumentu wśród pracowników firmy/instytucji,
- zapewnienie, aby wszyscy pracownicy otrzymali najnowsze wersje potrzebnych im dokumentów,
- wycofywanie nieaktualnych dokumentów,
- rozkładanie poszczególnych dokumentów po odpowiednich segregatorach,
- przechowywanie dokumentu w odpowiednich archiwach.
Jednak zdecydowanie największe koszty powstają przy wyszukiwaniu dokumentów !
- Ile kosztuje nie znalezienie w określonym czasie potrzebnego pilnie dokumentu?
- Jak często się to zdarza?
- Czy można sobie pozwolić na takie marnotrawstwo?
Wykorzystanie systemu informatycznego pozwalającego na stworzenie centralnej bazy dokumentów znacznie ogranicza te koszty i wpływa na poprawę komunikacji pomiędzy pracownikami organizacji, jednocześnie oszczędzając ich czas.
Każdy użytkownik systemu ATTADO korzystając z funkcjonalności eDokumenty otrzymuje dostęp do centralnej bazy dokumentów w zależności od nadanych mu uprawnień. W ramach tej bazy korzystać może z kilku widoków:
- widok tabelaryczny centralnej bazy dokumentów
- widok skróconego formularza wybranego dokumentu
- podstawowe funkcje umożliwiające :
- przeszukiwanie/filtrowanie centralnej bazy dokumentów
- tworzenie nowych dokumentów w oparciu o szablony, inne dokumenty, pliki lokalne
- wersjonowanie dokumentów
- zmiany etapów zatwierdzeń dokumentów
- zarządzanie uprawnieniami dostępu do dokumentów
- wykonywanie podstawowych operacji na plikach związanych z możliwością ich modyfikacji i tworzenia kolejnych wersji dokumentów z zachowaniem wersji archiwalnych
- możliwość przygotowania korespondencji e-mail z poziomu bazy dokumentów wraz z załączonym dokumentem
- raportowanie operacji wykonywanych na plikach/dokumentach
Wybierając nasz system centralnego zarządzania dokumentami, sprawisz, że komunikacja w Twoim przedsiębiorstwie stanie się niezwykle intuicyjna. Wspólna baza danych stworzona przy użyciu ATTADO pozwoli na opracowanie nowej, efektywniejszej procedury obiegu dokumentów w Twojej firmie, a pełna integracja z popularnym programem Microsoft Outlook skróci czas wdrożenia do minimum. Dzięki ATTADO Twoi pracownicy będą mogli zlecać działanie, planować kolejne aktywności, korzystać z przypomnień, a także archiwizować dokumenty przy użyciu wspólnego modułu. Tak, to takie proste.