Dlaczego wybrać system ATTADO for Outlook i jego centralną bazę dokumentów, zamiast folderów sieciowych Windows...
- Dokumenty i ich metadane
Wszystkie eDokumenty, eKontakty i eSprawy system ATTADO dzieli na dwa elementy. Pierwszy z nich to zbiór metadanych tzw. metryczka, zawierający tylko podstawowe informacje o pliku, a drugi to sam fizyczny plik. Metadane przechowywane są w bazie MS SQL, natomiast pliki w bezpiecznych folderach systemowych. To zasada całkowicie odmienna od mechanizmu folderów sieciowych, w których metadane nie występują.
- Relacyjna baza danych SQL
Wszystkie metadane opisujące dokument, jego powiązania, przynależności do określonych w systemie ATTADO for Outlook eSpraw lub eKontaktów są zapisane w relacyjnej bazie danych MS SQL. Niesie to ze sobą ogromne korzyści związane m.in. z bezpieczeństwem danych czy szybkością ich wyszukiwania (w przypadku bardzo dużej liczby dokumentów umożliwia błyskawiczne wyszukiwanie określonego rekordu bazy danych).
- Zdalny bezpieczny dostęp
System ATTADO for Outlook zainstalowany lokalnie na komputerze umożliwia uprawnionemu użytkownikowi zdalny dostęp do centralnej bazy dokumentów/danych z dowolnego miejsca posiadającego dostęp do Internetu. Komunikacja odbywa się poprzez bezpieczne, szyfrowane protokoły przesyłu danych.
- Dokumenty należą do firmy a nie do pracownika
W systemie ATTADO for Outlook użytkownik nie ma możliwości łatwego skopiowania na dysk lokalny całej bazy dokumentów/danych, która stanowi niezmiernie cenną własność firmy. W systemie katalogów Windows wystarczy wykonać Zaznacz, Kopiuj, Wklej i stać się posiadaczem wszystkich danych firmy.
- Zabezpieczenie przed utratą danych
Podobnie sprawa wygląda jeżeli chodzi o nawet nieintencjonalne skasowanie określonej grupy dokumentów/danych przez uprawnionego użytkownika. W systemie ATTADO for Outlook jest to niemożliwe.
- Szybkie i łatwe wyszukiwanie
Metryczka dokumentu/danych w systemie ATTADO umożliwia opisanie go dowolnym zestawem metadanych. Mogą one być wykorzystane w celu ułatwienia wyszukiwania, katalogowania i analizowania bazy przechowywanych dokumentów/danych.
- Intuicyjne wersjonowanie dokumentów
System ATTADO for Outlook umożliwia logiczne i intuicyjne wersjonowanie dokumentów. Nie ma potrzeby mnożenia liczby dokumentów z dopiskiem „wersja 1”, „wersja 2” itd. W systemie ATTADO for Outlook jest jeden dokument, z jednym numerem i świadomym dostępem do wersji archiwalnych.
- Statusy dokumentów
Dokument w systemie ATTADO for Outlook dla określonej kategorii/typu dokumentu może mieć zdefiniowaną listę Statusów np. „w opracowaniu”, „wstępnie przyjęty”, „zatwierdzony”, które to statusy determinują możliwość dostępu lub określonego działania dla takiego dokumentu dla ściśle określonej grupy użytkowników.
- Brak multiplikacji
Wszelkie powiązania obiektów (np. dokumentów) w systemie ATTADO for Outlook mają charakter logiczny. Żaden z elementów nie jest kopiowany, ustanawiamy tylko dodatkową ścieżkę dostępu do elementu poprzez inny obiekt, np. z innej eSprawy.
W systemie katalogów Windows najczęściej mamy do czynienia z występowaniem tego samego dokumentu w wielu katalogach. Oczywiście jest możliwe tylko „linkowanie” do dokumentu źródłowego jednak system Windows „nie pilnuje” linków. Wystarczy, że uprawniony użytkownik przeniesie plik źródłowy do innego katalogu i wszystkie linki tracą aktualność a ich użytkownicy nie mają żadnego mechanizmu uzyskania informacji gdzie dokument został przeniesiony.